SÉRIE DCMA x P6: 5 - Duração Longa e Datas Inválidas

Neste 5 artigo da série, temos mais 2 itens da lista de 14 Pontos de Verificação do Cronograma: Duração Longa e Datas Inválidas, veja como corrigir estes problemas.

BLOG

Joyce Gomes da Silveira

6/18/20264 min ler

SÉRIE DCMA x P6:

5 - Durações Longas e Datas Inválidas

Estes dois assuntos se referem aos itens 8 e 9, da lista dos 14 Pontos de Verificação do cronograma, tanto do DCMA, quanto no Check Schedule do P6.

DURAÇÕES LONGAS

É considerada com Duração Longa a atividade que foi estimada com duração acima de 44 dias úteis ou 352h, ou aproximadamente 2 meses em dias úteis ou ainda atividades que tem a duração remanescente maior que 5% do total da duração, isto tanto na lista do DCMA como no Check Schedule do P6.

Ou seja, atividades com durações longas são permitidas, desde que não ultrapassem 5% do total da duração restante.

Como exceção temos atividades de suprimentos que possuem longo prazo no processo de aquisição e também atividades LOE (Level of Effort), em atividades como Gerenciamento do Projeto, Coordenação, Fiscalização...

Quais os problemas em ter atividade com duração longa?

Falta Detalhamento: Um problema é a qualidade técnica do cronograma, já que poderão sofrer muitas alterações justamente no trabalho destas atividades que estão “generalistas”, sem detalhamento.

Caminho Crítico: Isto pode inclusive distorcer o caminho crítico, pois se a Longa Duração não é precisa, o caminho crítico também não é.

Dificuldade em Microgerenciamento: Esta falta de detalhamento atrapalha também no microgerenciamento durante a medição do andamento da atividade quando se fez alguma parte da atividade, mas ainda falta outra parte e na pergunta “falta fazer o quê?” e isto não está claro. Falta acuracidade advinda pelo detalhamento, podendo até alterar atividades em andamento, gerando alterações na linha de base.

Atividades de longa duração dificultam a medição. Atividades mais curtas proporcionam mais clareza e precisão do trabalho real a ser executado, pois são mais mensuráveis e proporcionam maior visibilidade do desempenho do projeto.

Planejamento em Ondas Sucessivas

Nestas situações anteriores, o detalhamento é uma solução. Mas, e quando não se sabe totalmente este detalhamento ainda?

Quando não for possível prever todas as atividades futuras e pacotes de trabalho distintos em um projeto, implemente o planejamento em ondas sucessivas ou em fases, neste caso as atividades de curto prazo são planejadas em detalhes e as atividades de longo prazo são deixadas para planejamento futuro.

Lembrando que é permitido ter atividades com Duração Longa no cronograma! O que não pode é ter mais do que 5%.

DATAS INVÁLIDAS

O que é?

É quando é Inserida uma data real no futuro. Data real já aconteceu, como pode estar no futuro?

E também quando se mantém uma data prevista, como uma restrição, com data no passado. Como fazer algo no passado?

DCMA: Deixar datas assim no cronograma é um erro, além de que não é permitido pelo DCMA.

Check Schedule do Primavera P6: o parâmetro é que este tipo de situação deva ser menor que 1%. Mas, você, em sua empresa deve ser radical neste caso, como no DCMA e deixar 0% nesta configuração.

Não faz o menor sentido deixar no seu projeto corrente datas previstas no passado e datas reais no futuro! É uma questão de bom senso e qualidade do cronograma em andamento.

Datas reais no futuro

Já peguei cronogramas de clientes cheios de Datas de progresso Inválidas, por exemplo, ou seja, atualizou atividades com uma data após a data de status (Data Date). Isso geralmente acontece quando se antecipou uma atividade e na hora de registrar, esquece de colocar a data real antecipada. Isso demonstra um procedimento errado de atualização.

Neste caso, o mais provável é que quem atualizou, simplesmente marcou que a atividade começou e terminou, e não revisou as datas, provavelmente por esquecimento. E desconsiderou que ali estavam datas previstas para acontecer num período posterior a data de status, mas que na prática tinha conseguido antecipar as atividades.

Datas previstas no passado

Já no caso de datas previstas, geralmente acontece quando se planeja usando uma restrição, porém, se a atividade não foi realizada neste prazo previsto, não é automaticamente jogada para a frente, pois a restrição é respeitada.

Muito cuidado com restrições! A cada atualização, você deverá revisar manualmente as datas de todas as restrições, se permanecem ou não naquelas datas.

Como muitos não revisam as datas, ficam previstas, com datas no passado e seu cronograma ficou errado.

Tem gente que argumenta “Ah, mas é porque é uma data contratual” ou qualquer outra desculpa para não replanejar. Mas veja que as datas planejadas ficam guardadas na linha de base e não no seu projeto corrente!

No projeto corrente deverá constar as informações atualizadas de quando ocorreu de fato o início real e o término real de uma atividade e isto servirá de comparação em relação à linha de base para mostrar o desvio em relação ao plano original.

Se algo que foi planejado não ocorreu como deveria, tem de ser replanejado no projeto corrente. Ok! Não aconteceu quando deveria, mas qual a nova previsão?

Olhe para o Gráfico de Gantt do seu projeto.

Se seu cronograma foi atualizado de maneira correta, então tudo no lado esquerdo da sua data de status deve estar completo e

tudo no lado direito deve estar incompleto. SIMPLES ASSIM.

O mesmo acontece para a curva S.

Localize a linha vertical azul do Data Date (Data de Status). À esquerda atividades realizadas, à direita o que ainda falta fazer.

Quando no processo de atualização, o cronograma no Primavera P6 é recalculado, a duração restante de todas as atividades incompletas é automaticamente movida para o lado direito da data de referência. Ou seja, são postergadas. Não deixando nada no passado, do que deveria ter sido feito e não foi.

RESUMO

Deixe seu cronograma lógico e realista. Zero tolerância para datas inconsistentes!

Reveja seu processo de atualização, para não esquecer datas no passado (em restrições) e deixar datas futuras como reais.